GFI MailArchiver™ – Funktionen

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Funktionen für Entscheider und Administratoren

Neu! MailInsights: Business-Intelligence-Berichte

Bericht zur Speichernutzung

Das MailInsights-Modul von GFI MailArchiver wertet archivierte Mitteilungen aus, um für Entscheider, IT-Administratoren und andere Beteiligte relevante, unternehmensspezifische Geschäftserkenntnisse zu gewinnen.

Über eine intuitive Web-Oberfläche können autorisierte Anwender jederzeit bei Bedarf aufschlussreiche Berichte im PDF-Format ausgeben. Sie ermöglichen zielführende Maßnahmen zur produktiveren und sichereren Nutzung von E-Mail.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit GFI MailArchiver wichtige Geschäftserkenntnisse aus archivierten Mitteilungen gewinnen und für Ihr Unternehmen nutzbar machen können.

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Enge Integration mit Microsoft Exchange Server

GFI MailArchiver for Exchange nutzt die Vorteile der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Viele Archivierungslösungen ersetzen Exchange-E-Mails lediglich durch Links zu ihrer Archivdatenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der Microsoft-Kommunikationslösung ein. Außerdem können Mitteilungen von weiteren Mailservern abgerufen und archiviert werden, die Active Directory und IMAP unterstützen.

Schlanke Microsoft-Outlook-Integration ohne Stubs (Platzhalter)

Anwender erhalten direkt über Microsoft Outlook – Outlook 2010 eingeschlossen – Zugriff auf archivierte E-Mails. Nachrichten können ebenso einfach wie bei einem Exchange-Postfach oder einer lokalen PST-Datei abgerufen werden.

Im Gegensatz zu anderen mit Outlook integrierten Lösungen verzichtet GFI MailArchiver bei der Archivierung jedoch auf übliche Platzhalter-Dateien (Stubs) – eine Besonderheit bei Produkten dieser Art. Microsoft empfiehlt, zur längerfristigen E-Mail-Aufbewahrung keine Stubs einzusetzen. Grund ist die wachsende Anzahl der in den Exchange-Nachrichtenspeichern verbleibenden Platzhalter, die sich auf die Mailserver-Leistung auswirken. Mit der GFI-Lösung profitieren Administratoren darüber hinaus von einer Echtzeit-Synchronisierung sämtlicher Ordner und Nachrichten im Exchange-Postfach.

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Automatische, zentrale Archivierung von Firmen-E-Mails

Firmenkorrespondenz sollte nicht dauerhaft auf dem Mailserver gespeichert werden.

Andernfalls geht die nicht zweckmäßige Archivierung im Laufe der Zeit zu Lasten einer reibungslosen Kommunikation. Ältere Mitteilungen in einer Datenbank zu sichern, hält E-Mail-Speicher kompakt und die Server-Performance auf einem hohen Niveau. Bei Verwendung von Microsoft SQL Server Express und eines NTFS-Laufwerks kann der Archivspeicher stets automatisch gewechselt werden, ob in zeitlichen Intervallen oder abhängig von der Datenbankgröße.

GFI MailArchiver lässt sich ganz nach Bedarf skalieren: Kleine und mittlere Unternehmen, die Lizenzkosten für Microsoft SQL Server einsparen möchten, können die Archivierungslösung gemeinsam mit Microsoft SQL Server Express und einem NTFS-formatierten Laufwerk einsetzen. Zur Archivierung von digitaler Korrespondenz in größeren Organisationen mit einem höheren E-Mail-Aufkommen wird Microsoft SQL Server unterstützt.

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Vielseitiges Dashboard

Mit dem dynamischen Dashboard werden wichtige Informationen zu aktuellen Archivierungsabläufen grafisch aufbereitet und übersichtlich angezeigt.

Administratoren können potenzielle Fehlerquellen mit nur einem Blick erkennen und rechtzeitig eingreifen.

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Konfigurationsassistent

Im Anschluss an die Installation hilft ein Assistent bei der zeitsparenden, korrekten Konfigurierung aller wichtigen Einstellungen.

Optimierte Installation

Zur Entlastung von Administratoren können Exchange-Journaling und Ordnersynchronisierung im Rahmen der Installation automatisch konfiguriert werden.

Zur Entlastung von Administratoren können Exchange-Journaling und Ordnersynchronisierung im Rahmen der Installation automatisch konfiguriert werden.

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Unterstützung mehrerer Datenbanken mit automatisierter Verwaltung

Archivieren Sie Mitteilungen in mehreren Datenbanken. So lässt sich der Einsatz einer einzigen Datenbank vermeiden, die mit einer wachsenden Anzahl von Einträgen immer langsamer wird und häufiger gepflegt werden muss.

E-Mails können nach Ablauf einer bestimmten Zeit (z. B. monatlich oder jedes Quartal) automatisch in einer neuen Datenbank gesichert werden.

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Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails

E-Mails lassen sich in einer Datenbank wesentlich platzsparender archivieren als in PST-Dateien.

Anlagen werden automatisch komprimiert und dekomprimiert. Verglichen mit der Sicherung in den Exchange-Informationsspeichern können Sie den verfügbaren Speicherplatz weitaus effizienter nutzen. Bei Anlagen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, wird übergreifend nur eine Kopie gesichert.

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Unbegrenzte Postfachgröße

Administratoren müssen nicht länger Kompromisse zwischen maximal möglicher Postfachgröße und Exchange-Server-Performance schließen.

Dank der Archivierung in einer SQL-Datenbank profitieren Anwender von einem nahezu unbegrenzt großen Postfach mit stets leicht zugänglichen Nachrichten. Geringere Speicheranforderungen, ein kompakterer Exchange-Informationsspeicher und der Verzicht auf Stub-Dateien bei der Archivierung tragen zu einer bedeutenden Leistungssteigerung des Mailservers bei.

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Beseitigung von Problemen mit PST-Dateien

Anwender müssen Ihre E-Mail-Korrespondenz nicht länger in lokal gespeicherten PST-Dateien archivieren.

Der Umfang von PSTs wächst rasant, Nachrichtensuche und Datensicherung gestalten sich schwierig. Nicht zuletzt ist es für viele Anwender eine große Herausforderung, PSTs sinnvoll zu strukturieren. Mit MailArchiver lassen sich E-Mails rasch und gezielt in der zentralen Datenbank auffinden – das zeitaufwändige, manuelle Durchsuchen von PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an.

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Migration von älteren, auf Client-Rechnern gespeicherten PST-Dateien

Das Agenten-gestützte Migrations-Tool PST Exporter ermöglicht die Archivierung von E-Mails, die von Microsoft Exchange Server vor der Installation von GFI MailArchiver verarbeitet wurden.

Mit Hilfe des Import-Diensts der GFI-Lösung überträgt das Tool ohne Benutzereingriff ältere, von Agenten extrahierte Nachrichten in einen Archivspeicher.

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Einrichtung von Aufbewahrungs- und Kategorisierungsrichtlinien

Auch für kleinere und mittlere Unternehmen ist es wichtig, Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails aufzustellen.

Eine zeitlich unbegrenzte Sicherung aller Nachrichten ist aus Kostengründen jedoch nicht sinnvoll. Regeln mit Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf bestimmte Arten von Korrespondenz zu löschen sind, lösen dieses Problem. Zusätzlich können Mitteilungen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, mit einer besonderen Kennzeichnung versehen werden, um sie zu kategorisieren. Nachrichten des Vorstands lassen sich beispielsweise automatisch per "[Vorstand]" markieren. E-Mails können zudem unter Berücksichtigung ihrer Gesamtgröße oder der Größe und des Dateityps von Anlagen archiviert werden. Die Aufbewahrungsdauer von Korrespondenz mit Anlagen wie Video- oder Audio-Dateien ist gezielt festlegbar.

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Unterstützung beim Erfüllen gesetzlicher Archivierungsvorschriften wie Sarbanes-Oxley Act und deutsche GDPdU

Die Archivierung aller Firmen-E-Mails mit MailArchiver hilft Ihnen, gesetzliche Compliance-Richtlinien wie den Sarbanes-Oxley Act (SOX) und die deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) einzuhalten.

Gemäß den Vorgaben des SOX und der US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC müssen z. B. Aktiengesellschaften belegen können, dass interne Kontrollsysteme und Audit-Trails zuverlässig sind. Hierzu zählt auch, dass Korrektheit und Originalzustand der erfassten Daten nachweisbar sein müssen. Ähnliche Bestimmungen gelten im Rahmen der deutschen GDPdU. Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle erstellten, verschickten oder empfangenen Mitteilungen, die Wirtschaftsdaten und Kontrollergebnisse enthalten, mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Überdies haben sie dafür zu sorgen, dass Daten nicht gelöscht oder verändert werden können. Davon betroffen sind alle elektronisch gespeicherten Unterlagen, so auch E-Mails, die in Zusammenhang mit für Wirtschaftsprüfungen relevanten Themenfeldern, Abteilungen oder Personen stehen. Verstöße gegen diese Vorgaben werden strafrechtlich verfolgt und können mit hohen Haftstrafen geahndet werden.

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Hilfe bei der Einhaltung weiterer Archivierungsrichtlinien und -gesetze

GFI MailArchiver unterstützt Sie zudem bei der Erfüllung folgender Archivierungsrichtlinien und -gesetze: Schweizerisches Obligationsrecht Art. 957, Electronic Commerce Act, 2000 und Enterprise Act 2002 (GB), BS7799-2:2002 (Spezifikation für ISM-System), Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999; Italien) u. v. m.

Erteilung von Zugriffsrechten und Archivierungsausnahmen

Lassen Sie befugte Anwender auf sämtliche E-Mails einer bestimmen Active-Directory-Gruppe zugreifen. Vorgesetzte erhalten somit die Möglichkeit, Einsicht in alle Nachrichten zu nehmen, die von ihren Mitarbeitern empfangen oder verschickt wurden.

Falls erforderlich, können von einzelnen Anwendern oder Gruppen verschickte oder empfangene E-Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden.

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Erfassung und zentrale Archivierung von E-Mails mehrerer Firmenniederlassungen

Firmen, die in verschiedenen Ländern vertreten sind, können die E-Mail-Korrespondenz aller Niederlassungen abrufen und an einem der Standorte zentral archivieren.

Einsatz in virtuellen Umgebungen

Produkte von GFI lassen sich auch in Unternehmen, die Virtualisierungslösungen einsetzen oder einführen möchten, problemlos installieren und verwenden.

GFI MailArchiver unterstützt die gängigsten Virtualisierungstechnologien: VMware, Microsoft Virtual Server und Microsoft Hyper-V.

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Überwachung der Unversehrtheit archivierter E-Mails

Stellen Sie per Überwachungsfunktion sicher, dass sämtliche archivierten E-Mails im Originalzustand vorliegen.

In zahlreichen Ländern und Branchen besteht die Verpflichtung, im Bereich der E-Mail-Kommunikation Benutzeraktivitäten zu verfolgen und Vorgänge nachvollziehbar zu protokollieren. GFI MailArchiver bietet zwei Überwachungsmöglichkeiten:

  • Überwachung der Datenbankaktivität: nutzt die Ablaufverfolgung von Microsoft SQL Server, um sämtliche Aktivitäten zu protokollieren, die sich auf die Archivdatenbanken von GFI MailArchiver auswirken.
  • Überwachung der Benutzeraktivität: protokolliert sämtliche Verwendung der Web-Oberfläche von GFI MailArchiver zum Durchsuchen von E-Mail-Archiven.
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Indizierung von E-Mails in mehreren Sprachen

Mit GFI MailArchiver lassen sich Nachrichten in mehreren Sprachen indizieren.

Unterstützt werden Arabisch, Chinesisch (vereinfacht), Chinesisch (traditionell), Deutsch, Englisch, Französisch, Hebräisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Niederländisch, Russisch, Spanisch und Tschechisch.

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Unterstützung aller wichtigen Webbrowser

Die Web-Oberfläche von GFI MailArchiver ist mit Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome und Safari aufrufbar.

Funktionen für Endanwender

Microsoft-Outlook-Connector für Offline-Zugriff

Per Outlook-Connector können Anwender archivierte E-Mails direkt über ihren E-Mail-Client abrufen, darunter auch Microsoft Outlook 2010.

Selbst wenn der Connector zeitweise nicht mit dem GFI MailArchiver-Server kommunizieren kann, z. B. bei im Außendienst eingesetzten Laptops, ist ein Zugriff weiterhin möglich. Dank der Offline-Unterstützung von GFI MailArchiver können Administratoren festlegen, wie viele Nachrichten im Client-Cache vorgehalten werden sollen (Standard: E-Mails der letzten 30 Tage). Der Cache lässt sich im Gegensatz zu aufwendig zu verwaltenden und für Datenverlust anfälligen PST-Dateien bei Problemen vollständig wiederherstellen. Er wird automatisch von GFI MailArchiver verwaltet.

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Ortsunabhängiger Zugriff auf E-Mails

Anwender können archivierte Nachrichten mühelos von überall aus per Webbrowser abrufen. Selbst bereits gelöschte Mitteilungen lassen sich wiederherstellen und anzeigen.

Mobiler Zugriff auf archivierte E-Mails per iPhone, Android-Endgerät oder BlackBerry

Mitarbeiter können archivierte E-Mails ortsunabhängig per Smartphone-Browser (iPhone, Android, BlackBerry) suchen und abrufen.

Erweiterte E-Mail-Suche und Speicherung von Suchanfragen

Die zentrale Speicherung von E-Mails ermöglicht eine einfachere Suche nach älteren Nachrichten und Anlagen (in den Formaten Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP u. v. m.).

Angegebene Suchkriterien lassen sich für einen einfacheren erneuten Aufruf sichern, ähnlich wie bei Suchordnern von Microsoft Outlook. Speichern Sie beispielsweise eine Anfrage, mit der sämtliche Korrespondenz eines bestimmten Kunden herausgefiltert wird. Dank verschiedener Ausschluss-Operatoren wie "oder" können Mitteilungen zudem zielführender aufgefunden werden.

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Ein-Klick-Wiederherstellung von E-Mails

Anwender oder Administratoren können mit einem einfachen Mausklick per "OneClick Restore"-Funktionalität E-Mails in ihrem ursprünglichen Format wiederherstellen lassen. Archivierte oder sogar gelöschte Nachrichten gehen als E-Mail-Anlage im Posteingang des Anwenders ein.

Weitere Funktionen

  • Druckoptimiertes Format von E-Mails

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Sie befinden sich in guter Gesellschaft ...

Tausende von Unternehmen weltweit haben sich bereits für GFI MailArchiver entschieden.
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Auszeichnungen und Produktbesprechungen

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    • Second runner-up spot for GFI MailArchiver
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      Second runner-up spot for GFI MailArchiver

      GFI MailArchiver places second runner-up in the em...

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      Second runner-up spot for GFI MailArchiver

      GFI MailArchiver places second runner-up in the email archiving category of the WindowsNetworking.com Readers’ Choice Awards.
      WindowsNetworking.com - June, 2011

    • Silver award for GFI MailArchiver
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      Silver award for GFI MailArchiver

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      Silver award for GFI MailArchiver

      GFI MailArchiver for Exchange places first runner-up in the email archiving category of the MSExchange.org Readers’ Choice Awards.
      MSExchange.org - July, 2011

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      Sorting through email archiving tools

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      NetworkWorld Logo

      Sorting through email archiving tools

      Network World takes a look at various email archiving tools declaring that GFI MailArchiver is ideal "For small and midsized businesses looking for the best value, GFI offers low prices, a good feature set, and a product that can grow with an organization." - Network World

    • GFI MailArchiver wins the 'Software Product of the Year' award in the Network Computing Awards
      product of the year

      GFI MailArchiver wins the 'Software Product of the Year' award in the Network Computing Awards

      Network Computing

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      GFI MailArchiver wins the 'Software Product of the Year' award in the Network Computing Awards

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    • Best Channel Product Award
      Business Solutions Award

      Best Channel Product Award

      Five Best Channel Products Awards organized by Bus...

      Business Solutions Award

      Best Channel Product Award

      Five Best Channel Products Awards organized by Business Solutions Magazine have been given to GFI's products. GFI rated exceptionally well in the Network Security category and very high in terms of ease of upgrade and VARs’ ability to service the product. The winning products are: GFI MailArchiver, GFI MailEssentials, GFI EndPointSecurity, GFI WebMonitor and GFI MAX RemoteManagement, the latest offering from GFI specifically for VARs, MSPs and IT support companies.