Funktionen

Administratorfunktionen

Unterstützung der Indizierung von E-Mails für mehrere Sprachen
Nutzen Sie die Vorteile der erweiterten Sprachunterstützung: Bereits während der Installation lässt sich die für die E-Mail-Indizierung zu verwendende Sprache auswählen. Hiervon profitieren Unternehmen, die E-Mails in folgenden Sprachen erhalten: Arabisch, Chinesisch (vereinfacht), Chinesisch (traditionell), Deutsch, Englisch, Französisch, Hebräisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Niederländisch, Russisch, Spanisch und Tschechisch.

Archivierung von Exchange-E-Mails und Integration mit anderen Mailservern
GFI MailArchiver nutzt die Vorteile der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Andere Lösungen zur E-Mail-Archivierung ersetzen lediglich die Mitteilungen mit Links zu ihrer Datenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. GFI MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der Microsoft-Kommunikationslösung ein. Außerdem können Mitteilungen von anderen Mailservern abgerufen und archiviert werden, die Active Directory und IMAP unterstützen.

Schlanke Microsoft-Outlook-Integration ohne Stubs (Platzhalter)
Anwender erhalten direkt über Microsoft Outlook – Outlook 2010 eingeschlossen – Zugriff auf archivierte E-Mails. Der Abruf von Nachrichten ist ebenso einfach wie bei einem Exchange-Postfach oder einer lokalen PST-Datei. Im Gegensatz zu anderen mit Outlook integrierten Lösungen verzichtet GFI MailArchiver bei der Archivierung jedoch auf sonst übliche Platzhalter-Dateien (Stubs) – ein Novum im Markt für E-Mail-Archivierungslösungen. Microsoft empfiehlt sogar, zur längerfristigen E-Mail-Aufbewahrung keine Stubs einzusetzen. Der Grund: Die wachsende Anzahl der in den Exchange-Nachrichtenspeichern verbleibenden Platzhalter beeinträchtigt die Mailserver-Leistung. Administratoren profitieren darüber hinaus von der Echtzeit-Synchronisierung sämtlicher Ordner und Nachrichten im Exchange-Postfach.

Automatische zentralisierte Archivierung von Firmen-E-Mails
Wird sämtliche digitale Firmenkorrespondenz auf dem Mailserver gespeichert, geht dies im Laufe der Zeit zu Lasten einer reibungslosen Kommunikation. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in eine Datenbank bleiben E-Mail-Speicher kompakt und die Server-Performance auf hohem Niveau. GFI MailArchiver bietet folgende Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung:

• SQL-Datenbank: Alle Nachrichten werden in einer standardmäßigen SQL-Datenbank gespeichert und können somit problemlos per Backup gesichert und wiederhergestellt werden. Spezielle Backup-Tools für Exchange sind hierfür nicht erforderlich. Diese Konfiguration sollte bei einem hohen E-Mail-Aufkommen verwendet werden.
• Direkt auf einem NTFS-Laufwerk: Nachrichten werden in einer Datenbank auf einer NTFS-formatierten Festplatte gespeichert. Diese Konfiguration eignet sich für Umgebungen mit einem geringen E-Mail-Aufkommen und für kleinere Unternehmen, die Lizenzkosten für Microsoft SQL Server einsparen möchten.

Unterstützung mehrerer Datenbanken mit automatisierter Verwaltung
Archivieren Sie Mitteilungen in mehreren Datenbanken. So lässt sich der Einsatz einer einzigen Datenbank vermeiden, die mit einer wachsenden Anzahl von Einträgen immer langsamer wird und häufiger gewartet werden muss. E-Mails können nach Ablauf einer bestimmten Zeit (z. B. monatlich oder jedes Quartal) automatisch in einer neuen Datenbank gesichert werden.

Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails
E-Mails lassen sich in einer Datenbank wesentlich platzsparender archivieren als in PST-Dateien. Anlagen werden dabei automatisch komprimiert und dekomprimiert – verglichen mit der Sicherung in den Exchange-Informationsspeichern können Sie den verfügbaren Speicherplatz weitaus effizienter nutzen. Auch wird bei Anlagen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, übergreifend nur eine Kopie gesichert.

Unbegrenzte Postfachgröße
Administratoren müssen nicht länger Kompromisse zwischen maximal möglicher Postfachgröße und Exchange-Server-Performance schließen. Anwender wiederum profitieren von einem nahezu unbegrenzt großen und jederzeit leicht zugänglichen Postfach, da E-Mails in einer SQL-Datenbank und nicht unter Exchange archiviert werden. Geringere Speicherauslastung, ein kompakterer Exchange-Store und der Verzicht auf Stub-Dateien zur Archivierung tragen zu einer bedeutenden Leistungssteigerung des Mailservers bei.

Beseitigung von Problemen mit PST-Dateien
Anwender müssen Ihre E-Mail-Korrespondenz nicht länger in lokal gespeicherten PST-Dateien archivieren, deren Umfang rasant wächst und die sich nur schwer durchsuchen und sichern lassen. Nicht zuletzt ist es viele Anwender eine große Herausforderung, PSTs sinnvoll zu strukturieren. Mit GFI MailArchiver hingegen lassen sich E-Mails rasch und gezielt in der zentralen Datenbank auffinden – das zeitaufwändige, manuelle Durchsuchen mehrerer PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an.

Migration von älteren, auf Client-Rechnern gespeicherten PST-Dateien
Das Agenten-gestützte Migrations-Tool PST Exporter erlaubt es Ihnen, auch solche E-Mails zu archivieren, die von Microsoft Exchange Server vor der Installation von GFI MailArchiver verarbeitet wurden. Mit Hilfe des Import-Diensts von GFI MailArchiver und ohne Benutzereingriff überträgt das Tool von Agenten extrahierte, ältere Nachrichten in einen Archivspeicher der GFI-Lösung.

Einrichtung von Aufbewahrungs- und Kategorisierungsrichtlinien
Für kleinere und mittlere Unternehmen ist es wichtig, Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails aufzustellen. Die langfristige Archivierung von E-Mails spielt dabei eine wesentliche Rolle, doch eine zeitlich unbegrenzte Sicherung ist aus Kostengründen nicht sinnvoll. Regeln zu Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf E-Mails zu löschen sind, lösen dieses Problem. Zusätzlich lassen sich E-Mails kategorisieren, indem alle Mitteilungen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, entsprechend gekennzeichnet werden. Nachrichten des Vorstands lassen sich beispielsweise automatisch mit der Kennzeichnung "[Vorstand]" versehen.

Unterstützung beim Erfüllen gesetzlicher Archivierungsvorschriften wie Sarbanes-Oxley Act und deutsche GDPdU
Mit der Archivierung aller Firmen-E-Mails hilft GFI MailArchiver, gesetzliche Compliance-Richtlinien wie den Sarbanes-Oxley Act und die deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) einzuhalten. Gemäß den Richtlinien, die vom Sarbanes-Oxley Act 2002 und von der US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC festgelegt wurden, müssen z. B. Aktiengesellschaften nachweisen können, dass interne Kontrollsysteme und Audit-Trails zuverlässig sind und die Korrektheit der gesammelten Daten problemlos feststellbar ist. Ähnliche Bestimmungen gelten im Rahmen der deutschen GDPdU. Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle erstellten, verschickten oder empfangenen Mitteilungen, die Wirtschaftsdaten und Kontrollergebnisse enthalten, mindestens sieben Jahre aufzubewahren und haben dafür zu sorgen, dass diese Daten nicht gelöscht oder verändert werden können. Hierzu gehören auch elektronisch gespeicherte Unterlagen wie E-Mails, die in Zusammenhang mit Sachfeldern, Abteilungen oder Personen stehen, die für Wirtschaftsprüfungen relevant sind. Ein Verstoß gegen diese Regelungen wird strafrechtlich verfolgt und kann mit einer Haftstrafe von bis zu 10 Jahren geahndet werden.

Hilfe bei der Einhaltung weiterer Archivierungsrichtlinien und -gesetze
GFI MailArchiver unterstützt Sie zudem bei Erfüllung folgender Archivierungsrichtlinien und -gesetze: Schweizerisches Obligationsrecht Art. 957, E-Comm Act 2000 und Enterprise Act 2002 (GB), BS7799-2:2002 (Spezifikation für ISM-System), Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999; Italien) u. v. m.

Erteilung von Zugriffsrechten und Archivierungsausnahmen
Lassen Sie befugte Anwender auf sämtliche E-Mails einer bestimmen Active-Directory-Gruppe zugreifen. Vorgesetzte hätten somit die Möglichkeit, Einsicht in alle Nachrichten zu nehmen, die von ihren Mitarbeitern empfangen oder verschickt wurden. Falls erforderlich, lassen sich von einzelnen Anwendern oder Gruppen verschickte oder empfangene E-Mails von der Archivierung ausschließen.

Zentrale Erfassung und Archivierung von E-Mails unterschiedlicher Firmenniederlassungen
Lassen Sie die E-Mail-Korrespondenz mehrerer Standorte eines Unternehmens abrufen, um sie zentral zu archivieren. Firmen mit Niederlassungen in den USA, Großbritannien und Australien können beispielsweise ihren Standort in den USA für die zentrale Mitteilungsspeicherung auswählen.

Einsatz in virtuellen Umgebungen
Produkte von GFI lassen sich auch in Unternehmen, die Virtualisierungslösungen einsetzen oder einführen möchten, problemlos installieren und verwenden. GFI MailArchiver unterstützt die gängigsten Virtualisierungstechnologien: VMware, Microsoft Virtual Server und Microsoft Hyper-V.

Überwachung der Unversehrtheit archivierter E-Mails
Dank einer umgangreichen Überwachungsfunktionalität können Sie sicherstellen, dass sämtliche archivierten E-Mails im Originalzustand vorliegen. In zahlreichen Ländern und Branchen besteht die Verpflichtung, auch im Bereich der E-Mail-Kommunikation Benutzeraktivitäten zu verfolgen und Vorgänge nachvollziehbar zu protokollieren. GFI MailArchiver bietet zwei Überwachungsvarianten:

• Überwachung der Datenbankaktivität: nutzt die Ablaufverfolgung von Microsoft SQL Server, um sämtliche Aktivitäten zu protokollieren, die sich auf die Archivdatenbanken von GFI MailArchiver auswirken
• Überwachung der Benutzeraktivität: protokolliert sämtliche Verwendung der Web-Oberfläche von GFI MailArchiver zum Durchsuchen von E-Mail-Archiven
  

Anwenderfunktionen

Microsoft-Outlook-Connector für Offline-Zugriff
Per Outlook-Connector können Anwender archivierte E-Mails direkt aus ihrem E-Mail-Client heraus abrufen. darunter auch Microsoft Outlook 2010. Selbst wenn der Connector zeitweise nicht mit dem GFI MailArchiver-Server kommunizieren kann, z. B. bei im Außendienst eingesetzten Laptops, ist ein Zugriff weiterhin möglich: Dank der Offline-Funktionalität von GFI MailArchiver können Administratoren festlegen, wie viele Nachrichten im Client-Cache vorgehalten werden sollen (Standard: E-Mails der letzten 30 Tage). Der Cache lässt sich im Gegensatz zu schwer verwaltbaren und für Datenverlust anfälligen PST-Dateien bei Problemen vollständig wiederherstellen und wird automatisch von GFI MailArchiver verwaltet.

Fortschrittliche E-Mail-Suche und Speicherung von Suchanfragen
Durch die zentrale Speicherung von E-Mails können ältere Nachrichten samt Anlagen in den Formaten Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP u. v. m. einfacher durchsucht werden. Angegebene Suchkriterien lassen sich für einen einfacheren erneuten Aufruf sichern, ähnlich wie bei Suchordnern von Microsoft Outlook. Speichern Sie beispielsweise eine Anfrage, mit der sämtliche Korrespondenz eines bestimmten Kunden herausgefiltert wird.

Ein-Klick-Wiederherstellung von Mitteilungen
Anwender oder Administratoren können mit einem einfachen Mausklick per "OneClick Restore"-Funktionalität E-Mails in ihrem ursprünglichen Format wiederherstellen lassen. Archivierte oder sogar gelöschte Nachrichten gehen als E-Mail-Anlage im Posteingang des Anwenders ein.

Weitere Funktionen

• Druckoptimiertes Format für die Papierausgabe von E-Mails

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