GFI MailArchiver™ – Funktionen

Über eine intuitive Web-Oberfläche können autorisierte Anwender jederzeit bei Bedarf aufschlussreiche Berichte im PDF-Format ausgeben. Sie ermöglichen zielführende Maßnahmen zur produktiveren und sichereren Nutzung von E-Mail.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit GFI MailArchiver wichtige Geschäftserkenntnisse aus archivierten Mitteilungen gewinnen und für Ihr Unternehmen nutzbar machen können.

Im Gegensatz zu anderen mit Outlook integrierten Lösungen verzichtet GFI MailArchiver bei der Archivierung jedoch auf übliche Platzhalter-Dateien (Stubs) – eine Besonderheit bei Produkten dieser Art. Microsoft empfiehlt, zur längerfristigen E-Mail-Aufbewahrung keine Stubs einzusetzen. Grund ist die wachsende Anzahl der in den Exchange-Nachrichtenspeichern verbleibenden Platzhalter, die sich auf die Mailserver-Leistung auswirken. Mit der GFI-Lösung profitieren Administratoren darüber hinaus von einer Echtzeit-Synchronisierung sämtlicher Ordner und Nachrichten im Exchange-Postfach.

Administratoren können potenzielle Fehlerquellen mit nur einem Blick erkennen und rechtzeitig eingreifen.

Zur Entlastung von Administratoren können Exchange-Journaling und Ordnersynchronisierung im Rahmen der Installation automatisch konfiguriert werden.

Anlagen werden automatisch komprimiert und dekomprimiert. Verglichen mit der Sicherung in den Exchange-Informationsspeichern können Sie den verfügbaren Speicherplatz weitaus effizienter nutzen. Bei Anlagen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, wird übergreifend nur eine Kopie gesichert.

Der Umfang von PSTs wächst rasant, Nachrichtensuche und Datensicherung gestalten sich schwierig. Nicht zuletzt ist es für viele Anwender eine große Herausforderung, PSTs sinnvoll zu strukturieren. Mit MailArchiver lassen sich E-Mails rasch und gezielt in der zentralen Datenbank auffinden – das zeitaufwändige, manuelle Durchsuchen von PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an.

Eine zeitlich unbegrenzte Sicherung aller Nachrichten ist aus Kostengründen jedoch nicht sinnvoll. Regeln mit Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf bestimmte Arten von Korrespondenz zu löschen sind, lösen dieses Problem. Zusätzlich können Mitteilungen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, mit einer besonderen Kennzeichnung versehen werden, um sie zu kategorisieren. Nachrichten des Vorstands lassen sich beispielsweise automatisch per "[Vorstand]" markieren. E-Mails können zudem unter Berücksichtigung ihrer Gesamtgröße oder der Größe und des Dateityps von Anlagen archiviert werden. Die Aufbewahrungsdauer von Korrespondenz mit Anlagen wie Video- oder Audio-Dateien ist gezielt festlegbar.

In zahlreichen Ländern und Branchen besteht die Verpflichtung, im Bereich der E-Mail-Kommunikation Benutzeraktivitäten zu verfolgen und Vorgänge nachvollziehbar zu protokollieren. GFI MailArchiver bietet zwei Überwachungsmöglichkeiten:

• Überwachung der Datenbankaktivität: nutzt die Ablaufverfolgung von Microsoft SQL Server, um sämtliche Aktivitäten zu protokollieren, die sich auf die Archivdatenbanken von GFI MailArchiver auswirken.
• Überwachung der Benutzeraktivität: protokolliert sämtliche Verwendung der Web-Oberfläche von GFI MailArchiver zum Durchsuchen von E-Mail-Archiven.

Selbst wenn der Connector zeitweise nicht mit dem GFI MailArchiver-Server kommunizieren kann, z. B. bei im Außendienst eingesetzten Laptops, ist ein Zugriff weiterhin möglich. Dank der Offline-Unterstützung von GFI MailArchiver können Administratoren festlegen, wie viele Nachrichten im Client-Cache vorgehalten werden sollen (Standard: E-Mails der letzten 30 Tage). Der Cache lässt sich im Gegensatz zu aufwendig zu verwaltenden und für Datenverlust anfälligen PST-Dateien bei Problemen vollständig wiederherstellen. Er wird automatisch von GFI MailArchiver verwaltet.