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So machen Sie Ihr Unternehmen fit für eDiscovery und E-Mail-Compliance

E-Mail ist zum Standard sowohl für interne Kommunikation wie auch für Geschäftsinteraktionen mit externen Partnern, Zulieferern, Kunden und mehr geworden. Digitale Korrespondenz Ihres Unternehmens enthält wichtige und teils vertrauliche Informationen, die für eine mögliche zukünftige Verwendung archiviert werden müssen.

Es gibt eine Reihe von wichtigen Gründen für die Implementierung einer Compliance-Richtlinie in kleinen bis mittleren Unternehmen. E-Mails sind oft die einzige Form der schriftlichen Kommunikation, die zwischen Ihnen und Ihren Zulieferern, Partnern, Kunden und potentiellen Kunden existiert. Es ist aus vielen Gründen wichtig, dass eine Kopie dieser Korrespondenz beibehalten wird, auch um sicherzustellen, dass Unternehmen Compliance-Vorschriften für E-Mails erfüllen und auf rechtliche Probleme wie eDiscovery-Anfragen kurzfristig reagieren können.

E-Mails sind für die interne Korrespondenz zwischen Mitarbeitern unerlässlich. Eine regelmäßige Überwachung ist jedoch zu empfehlen. Zudem kann es erforderlich sein, diese Kommunikation zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen zu müssen.

Warum die E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

Für in den USA tätige Unternehmen sind bestehende Gesetze wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX) zu internen Kontrollsystemen, der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zum Schutz von Gesundheitsdaten und die Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) zur Beweiserhebung bindend. Sie setzen E-Mails mit Unterlagen in Papierform gleich, die vor Gericht als rechtsgültige Dokumente vorgebracht werden können. Oftmals fordern Anwälte oder Gerichte als E-Mail vorliegende Dokumente in Form einer eDiscovery-Anfrage an. Bei der eDiscovery werden digitale Schriftstücke aus den Archiven eines Unternehmens unter für juristische Verfahren wichtigen Gesichtspunkten erfasst, gesichert und verwendet. Organisationen sollten daher Prozesse implementieren, die ein schnelles Auffinden von E-Mails im nachweisbar unveränderten Originalzustand erlauben. Mit der Investition in ein leicht zu verwaltendes E-Mail-Archiv lassen sich diese hohen Anforderungen erfüllen. Andernfalls drohen empfindliche Strafen und andere finanziellen Belastungen – vom Ansehensverlust einmal ganz abgesehen.

Ihr Unternehmen muss somit eine E-Mail-Compliance-Richtlinie mit besonderem Fokus auf die E-Mail-Archivierung durchsetzen. Die erforderlichen Schritte sind schnell erledigt. Zunächst müssen Sie eine Richtlinie beschließen, die Anforderungen Ihres Unternehmens und allgemeine Vorschriften erfüllt. Für die automatische Umsetzung und Einhaltung ist dann spezialisierte Software zuständig.

Empfehlungen zur E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archive sollten auf einem eigenen Server betrieben werden, der speziell für diese Aufgabe bereitsteht.

Die Vorteile gegenüber der Archivierung auf lokalen PCs oder dem Mailserver:

  • Besserer Schutz vor Manipulation
  • Leichtere Wartung
  • Höhere Datensicherheit bei Server-Ausfällen
  • Effizientere Nutzung der Mailserver-Ressourcen

Verwenden Sie Ihren Mailserver nur zum Übertragen und Filtern von E-Mails. Belasten Sie ihn nicht unnötig mit Archivierungsaufgaben, die zu Verzögerungen und Abstürzen bei der Übermittlung von Nachrichten führen können.

Einen Beitrag zu mehr Sicherheit leisten Backups, die für Mail- und Archiv-Server getrennt durchgeführt werden sollten. Schlägt ein Backup fehl, besteht weniger die Gefahr, Datenverlust zu erleiden. Durch die Archivierung auf einem separaten Server haben Sie die Möglichkeit, Korrespondenz ab einem bestimmten Zeitpunkt wiederherzustellen.

Vorhandene E-Mails lassen sich schnell und einfach abrufen, sodass die Arbeit ohne Probleme fortgesetzt werden kann.

Durch dedizierte Server für die jeweiligen Kommunikations- und Archivierungsaufgaben werden Betrieb und Wartung beider Systeme einfacherer, sicherer und wirtschaftlicher.

E-Mail-Archivierung zu Compliance-Zwecken

Professionelle Archivierungslösungen bieten integrierte Audit-Funktionen, beispielsweise zur Protokollierung und Nachverfolgung von E-Mails sowie zur Überwachung der Datenbank- und Benutzeraktivität, um die Integrität von Daten sicherzustellen. Ebenso helfen Verschlüsselungsfunktionen, digitale Korrespondenz vor Manipulation zu schützen.

In zahlreichen Ländern und Branchen besteht die Verpflichtung, auch im Bereich der E-Mail-Kommunikation Benutzeraktivitäten zu verfolgen und Vorgänge nachvollziehbar zu protokollieren.

Aus Compliance-Gründen ist ein Archiv erforderlich, das sich effizient verwalten und durchsuchen lässt, um Nachrichten bei Bedarf umgehend vorlegen zu können.

E-Mail-Archive, die sich nur mühsam verwalten lassen, verfehlen ihren Zweck.

Archivierungssysteme müssen sich zudem per Audit durchleuchten lassen. Zusätzlich sind Protokolldateien und Zugriffsdaten als Compliance-Nachweis zu allen das Archiv betreffenden Vorgängen aufzubewahren.

So muss aus den Protokollen ersichtlich sein, dass sämtliche E-Mails erfasst wurden und samt ihrer Anlagen durchsuchbar und abrufbar sind – im Ursprungsformat.

Vor allem aber ist wichtig, Benutzer auf die Archivierung ihrer Nachrichten hinzuweisen.

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, E-Mails mit Hilfe von professionellen Archivierungslösungen langfristig aufzubewahren – erfolgreich umgesetzte Richtlinien zur E-Mail-Compliance sparen Zeit, Geld und Ressourcen, insbesondere bei zeitkritischen eDiscovery-Anfragen.

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