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GDPdU-Zertifizierung

E-Mails sind eine zentrale Komponente der Geschäftsabläufe,  wobei oft auch gesamte Transaktionen über E-Mail-Verkehr abgewickelt werden.E-Mails dienen somit vielfach als Geschäfts- und sogenannte Handelsbriefe, mit entsprechender steuerlicher Relevanz. Für Behandlung und Aufbewahrung von Unternehmens-E-Mails gelten daher besondere gesetzliche Anforderungen.

In Deutschland wird die Speicherung von steuerrelevanten E-Mails von der Abgabenordnung (AO) reguliert.Sie gibt vor, dass entsprechende E-Mails sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.Darüber hinaus gelten bei den deutschen Steuerbehörden seit einigen Jahren die weitreichenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums schreibt die elektronische Langzeitsicherung von E-Mails mit für Betriebsprüfungen relevanten Inhalten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vor, ebenso wie die Vorlage der Dokumente nach Anforderung durch die Finanzbehörden.

Im Rahmen der GDPdU müssen Unternehmen und Organisationen spezielle Anforderungen hinsichtlich Art, Format und Prüfbarkeit elektronisch aufbewahrter E-Mails erfüllen.So gelten eine unregulierte Speicherung von Nachrichten in persönlichen Mitarbeiter-Postfächern oder Ausdrücke steuerlich relevanter E-Mails im Sinne der GDPdU als unzureichend.Ist die Finanzbuchhaltung noch nicht GDPdU-konform, drohen bei der nächsten Steuerprüfung empfindliche Sanktionen.Bei besonders schweren Verstößen kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen erfolgen. Unter Umständen fallen auch Bußgelder und Strafzahlungen für Steuerrückstände in Höhe von bis zu EUR 250.000 an.

Elektronische Archivierungssysteme sorgen dafür, dass die anspruchsvollen gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Mail-Korrespondenz umgesetzt und eingehalten werden.Eine zuverlässige technische Lösung allein reicht für eine rechtskonforme Archivierung selbstverständlich noch nicht aus.Compliance lässt sich nur gemeinsam mit genau koordinierten Verfahren und aufeinander abgestimmten Abläufen erzielen.

Verlässliche Hilfe auf technischer Seite leistet GFI MailArchiver for Exchange, eine bereits tausendfach im Einsatz bewährte Lösung zur E-Mail-Archivierung.GFI MailArchiver 2011 hat von den auf den Bereich IT spezialisierten PRW Rechtsanwälten mit Sitz in München die GDPdU-Zertifizierung erhalten. Das Produkt ist zudem für den gemeinsamen Einsatz mit Microsoft SQL Express und NTFS-Dateisystemen als Archivspeicher zertifiziert.Hiervon profitieren insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die aus Kosten-Nutzen-Gründen bislang davon abgesehen haben, E-Mails mit Microsoft SQL Server zu speichern.Dank der Unterstützung von SQL Express und der automatischen Datenbankerstellung ist GFI MailArchiver sowohl kosteneffektiv als auch leicht einzurichten und zu konfigurieren.