E-Mail-Archivierung in Unternehmen

E-Mails sind das wichtigste Mittel, um mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation zu kommunizieren. Die meisten Ihrer Kunden nutzen E-Mails um Verträge und Vereinbahrungen auszuhandeln sowie zum Austauschen von Rechnungen und Zahlungsinformationen. Oftmals sind E-Mail-Nachrichten der einzig vorhandene Nachweis über wichtige Transaktionen.

Bedauerlicherweise unterschätzen viele Organisationen die Wichtigkeit und den Umfang der Informationen, die in ihren geschäftlichen E-Mails gespeichert sind. Laut Osterman Research enthalten E-Mails nahezu 75% der Informationen, die von jedem einzelnen tagtäglich genutzt werden. Der Umfang an firmeninternem Wissen, das in den Firmen-E-Mails gespeichert ist, reicht aus, um eine sichere Archivierung zu rechtfertigen, und trotzdem tun sich viele Organisationen damit schwer, die Notwendigkeit einer leistungsfähigen E-Mail-Archivierungslösung zu akzeptieren. Letzten Endes begründen sie es damit, dass sie jederzeit die Backups zur Hand haben. So einfach ist das aber nicht.

Warum sollte Ihr Unternehmen E-Mails Archvieren?

Die Gründe für die E-Mail-Archvierung und das E-Mail-Management können von Unternehmen zu Unternehmen sehr variieren. Sicher ist, dass nicht absehbar ist, was für Folgen eine E-Mail aus irgendeinem Grund in der Zukunft nach sich ziehen kann. Es kann ganz einfach nur eine gute Vertriebspräsentation oder eine Liste mit qualifizierten Kundenkontakten sein, oder ein Rechtsstreit, der dem Unternehmen hohe Kosten verursacht.

Zugriff auf alte und gelöschte E-Mails

Herkömmliche Backup-Lösungen, die nur das System nach einem Ausfall wiederherstellen, sind nicht wirklich zweckmäßig, um E-Mails aus der Vergangenheit wieder zu finden. Auf diese Lösungen kann nicht einfach zugegriffen werden, noch nach erfolgtem Zugriff einfach durchsucht werde, noch vor unsachgemäßem Gebrauch geschützt werden. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung können das Management und die Angestellten nach E-Mails suchen, alte und gelösche E-Mails in wenigen Minuten wiederherstellen, ohne Eingriff der IT oder Ihre Backups einem Risiko auszusetzen.

Speicherprobleme

Der Umfang an täglich generierten E-Mails stellt die Administratoren vor ein Problem. Da die Angestellten immer mehr E-Mails mit größeren Anhängen versenden und erhalten, wird der Speicherplatz auf dem Server immer knapper. Wenn der Speicherbereich auf dem Server nicht vergrößert werden, müssen die E-Mails in PST-Dateien auf den Workstations oder einem zentralen Netzwerkverzeichnis gespeichert werden, was den Admnistrationsaufwand erhöht. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung werden alle E-Mails außerhalb des Servers gespeichert und sind dennoch leicht zugänglich.

Rechtliche Absicherung für E-Mail-Compliance

Die Gesetzgebung wurde in vielen Ländern geändert, sodass E-Mails, wie die geschriebenen und gedruckten Daten, den gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung unterliegen. Während Anwaltskanzleien und Finanzunternehmen bestimmten E-Mail-Compliance-Richtlinien unterliegen, müssen Sie für Ihre Firma eigene Aufbewahrungsrichtlinien definieren. Wenn eine notwendige E-Mail-Nachverfolgung nicht möglich ist, kann dies beispielsweise bei einem Rechtsstreit zu Geldstrafen, gerichtlichen Sanktionen und zum Verlust der Glaubwürdigkeit führen. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung werden alle Firmen-E-Mails in einer manipulationssicheren Umgebung gespeichert und sind innerhalb von Minuten zugänglich. Dies macht es dem Unternehmen leichter, wertvolle interne Daten zu finden, sich bei einem Rechtsstreit zu verteidigen oder um einfach die Einhaltung von geltenden Vorschriften zu prüfen.

Mögliches Verwalten und Überwachen der Angestellten-E-Mails

Die meisten Unternehmen überwachen nicht, was für E-Mails von ihren Angestellten verschickt oder empfangen werden. Obwohl die Firmen-E-Mails ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken genutzt werden sollten, ist es manchmal erforderlich, dass das Management die E-Mail-Aktivität eines Angestellten überwacht. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung kann das Management den Abteilungsleitern erlauben, die von einzelnen Personen versendeten E-Mails, zu überprüfen.

Die E-Mail-Archivierung stellt keinen Aufwand mehr dar, aber gerechtfertigte Kosten im Geschäftsleben. Es ist eine Versicherungspolice gegen mögliche Gesetztes- oder Compliance-Auswirkungen. Unternehmen, die eine Archivierungslösung nutzen, berichten, dass die Vorteile ihre Erwartungen in vielen Bereichen noch übertreffen.

Es gibt eine Unmenge an Rechtsvorschriften und eine zunehmende Zahl an Compliance-Vorschriften, die den Organisationen bekannt sein müssen. Es ist nicht das Ziel dieses Dokuments, diese hier alle aufzulisten, die folgenden Links liefern Ihnen jedoch zu jedem der aufgeführten Länder eine Übersicht mit Rechtsvorschriften. Dies sind die Rechtsvorschriften, die direkt oder indirekt die Notwendigkeit der E-Mail-Vorhaltung festlegen, wer von diesen Vorschriften betroffen ist und wie sowie die Sanktionen bei Nichteinhaltung.

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