E-Mail-Archivierung für Netzwerkadministratoren

E-Mails sind zu einem elementaren Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation geworden. Ihre Bedeutung, ebenso wie ihr Aufkommen, wächst beständig.Während E-Mail-Compliance die Aufgabe der Unternehmensführung und der Rechtsabteilung ist, müssen IT-Mitarbeiter und Netzwerkadministratoren darüber entscheiden, wie stets wachsende Datenmengen zu verwalten und zu speichern sind.

Einer Studie von Osterman Research zufolge erachten drei von fünf Unternehmen den wachsenden Bedarf an E-Mail-Speicher als ernst zu nehmendes Problem.Reicht heute noch ein Terabyte aus, so werden in gerade einmal drei Jahren ganze 2,5 Terabyte benötigt werden.Das sind jede Menge Daten.Netzwerkadministratoren müssen also erkennen, dass ohne die Implementierung einer professionellen Lösung zur Archivierung und Verwaltung von E-Mails Kapazitätsprobleme auf Exchange-Servern drohen - ebenso wie Schwierigkeiten beim Abruf von Nachrichten aus Sicherungsdateien.

Eine E-Mail-Archivierungslösung beseitigt diese Probleme für Sie.

Lösen von Speicherproblemen und Entfernen von Postfach-Speicherbeschränkungen

Postfach-Speicherbeschränkungen stellen für Administratoren ein alltägliches Problem dar.Sie dienen dazu, den Mail-Server vor Kapazitätsproblemen zu schützen. Derartige Beschränkungen zwingen Mitarbeiter aber dazu, E-Mails zu löschen, um für Speicherplatz in ihren Postfächern zu sorgen.Anwender sträuben sich jedoch, eventuell noch wichtige E-Mails zu löschen und fordern stattdessen immer mehr Speicherplatz für ihr Postfach.Dies kann zu Spannungen führen.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung, die eine Kopie aller Unternehmens-E-Mails auf einem separaten Server speichert, kann Ihr Unternehmen jedoch Speicherplatz sparen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, in nur wenigen Klicks auf ihre alten E-Mails zuzugreifen.Mit einer Archivierungslösung gehören "Postfach voll"-Meldungen und der ständige Kampf um E-Mail-Speicherplatz für immer der Vergangenheit an.

Abrufen alter und gelöschter E-Mails

Ohne eine Archivierungslösung kann sich das Durchsuchen von Backups zum Auffinden alter und gelöschter E-Mails als Albtraum erweisen.Ihr Netzwerkadministrator verschwendet wertvolle Zeit mit dem Durchkämmen alter Datenmengen, auf der Suche nach E-Mails, für die niemand ein genaues Versand- oder Empfangsdatum angeben kann.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung können Administratoren ihren Mitarbeitern Zugriff auf alle alten und gelöschten E-Mails gewähren, ganz leicht über den Web-Browser, Outlook oder ein IMAP-fähiges Gerät.Somit haben Mitarbeiter die Möglichkeit, nach bestimmten Gesprächen oder Anhängen zu suchen und E-Mails mit wenigen Klicks wiederherzustellen, ohne die Hilfe eines Administrators zu benötigen.

Verlust von E-Mails am Ende der Aufbewahrungsfrist

Um Speicherplatz zu sparen, können Administratoren E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien auf dem E-Mail-Server einrichten. Wird die Richtlinienfrist überschritten, werden alle E-Mails gelöscht. Liegt keine Archivierungslösung vor, gehen so möglicherweise wichtige E-Mails verloren. Anwender wiegen sich unter Umständen in trügerischer Sicherheit, dass alte Nachrichten in ihrem Posteingang sicher sind - ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden jedoch auch diese gelöscht. Die daraus resultierende Irritation ist durchaus verständlich. Auch ein Abruf von Mitteilungen aus Backup-Dateien ist zwar möglich, aber mit hohem Zeitaufwand verbunden. Außerdem muss genau bekannt sein, wo nach einer bestimmten E-Mail-Konversation zu suchen ist. Mit der E-Mail-Archivierung lassen sich alte E-Mails ganz leicht abrufen: Ihre Mitarbeiter können dies ohne die Hilfe eines Administrators im Büro oder unterwegs bewerkstelligen.

Schwierigkeiten des PST-Managements

Um das Problem gelöschter E-Mails zu vermeiden, speichern viele Benutzer Ihre E-Mails als PST-Dateien auf ihrem lokalen System oder Netzwerklaufwerk.Diese Herangehensweise birgt Probleme.Bei der lokalen Speicherung von PSTs besteht die Gefahr, dass regelmäßige Backups unterbleiben.Werden die Microsoft-proprietären Dateien beschädigt oder gelöscht, ist sämtliche Kommunikation somit verloren.Oft kommt es auch vor, dass aufgrund schwerwiegender Probleme die Festplatte des Anwenderrechners formatiert werden muss - bei aller Aufregung könnten darauf gespeicherte PST-Dateien einfach vergessen und somit versehentlich gelöscht werden.Wenn PST-Dateien jedoch in einem Netzwerkordner gespeichert, stehen Administrator wieder vor dem Problem des schwindenden Speichers und müssen ebenfalls die Anzahl der Backups erhöhen. Der Mehraufwand bei der Verwaltung der PST-Dateien ist ebenfalls nicht zu unterschätzen.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung erübrigen sich diese Probleme.

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