E-Mail-Archivierung für Netzwerkadministratoren

E-Mails sind zu einem elementaren Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation geworden. Ihre Bedeutung, ebenso wie ihr Aufkommen, wächst beständig. Während die Einhaltung von Vorgaben zur E-Mail-Compliance in der Verantwortung von Führungskräften und der Rechtsabteilung liegt, müssten IT-Mitarbeiter und Administratoren hingegen die Verwaltung und Speicherung des rasant ansteigenden Datenvolumens in den Griff bekommen.

Laut Osterman Research sehen 60 Prozent der Firmen das Anwachsen von Nachrichtenspeichern mit großer Sorge. Reicht heute noch ein Terabyte aus, so werden in gerade einmal drei Jahren ganze 2,5 Terabyte benötigt werden. Diese Daten sind unter Kontrolle zu bekommen. Zudem müssen Systemadministratoren zu der Erkenntnis kommen: Ohne die Implementierung einer professionellen Lösung zur Archivierung und Verwaltung von E-Mails drohen Kapazitätsprobleme auf Exchange-Servern – ebenso wie Schwierigkeiten beim Abruf von Nachrichten aus Sicherungsdateien. Zusätzlich besteht die Gefahr, dass mehr und mehr Anwender sich über in PST-Dateien verschwundene oder nicht länger zugängliche E Mails beschweren.

Die Lösung lautet: umfassende E-Mail-Archivierung

Beseitigung von Speicherproblemen und Beschränkungen für Benutzerpostfächer

Administratoren haben tagtäglich mit übervollen Benutzerpostfächern zu kämpfen und müssen daher mit Hilfe von Speicherlimits, die Mitarbeiter zum Löschen von E-Mails zwingen, Kapazitätsengpässe auf dem Mail-Server verhindern. Anwender sträuben sich jedoch, eventuell noch wichtige E-Mails zu löschen und fordern stattdessen immer mehr Speicherplatz für ihr Postfach. Ein Zustand, der zu Konflikten führen kann. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung hingegen spart Ihr Unternehmen wertvollen Speicherplatz und kann Mitarbeitern mit nur wenigen Mausklicks Zugriff auf sämtliche ältere Nachrichten gewähren. Warnungen zu vollen Postfächern und das ständige Ringen um mehr Speicherplatz gehören endlich der Vergangenheit an.

Abruf alter und gelöschter E-Mails

Ohne eine Archivierungslösung gerät das Suchen alter und gelöschter E-Mails in Backup-Dateien zu einem Alptraum: Liefern Anwender den Administratoren keine genauen Angaben zu Versand oder Empfang einer gesuchten E-Mail, ist die Nachricht nur sehr schwer wiederzufinden. Für aufwendiges Nachforschen steht Administratoren jedoch keine Zeit zur Verfügung.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung können systemverantwortlichen Anwendern entweder per Webbrowser oder über Microsoft Outlook Zugriff auf alte oder gelöschte Mitteilungen erteilen. Mitarbeiter können sogar gezielt nach Diskussionen suchen und Nachrichten mit wenigen Mausklicks eigenständig wiederherstellen.

Verlust von E-Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Viele Administratoren legen für eine effiziente Nutzung des vorhandenen Mail-Server-Speicherplatzes Aufbewahrungsrichtlinien fest, die E-Mails nach Ablauf eines festgelegten Zeitraums löschen. Ohne vorherige Archivierung gehen somit möglicherweise wichtige E-Mails verloren. Anwender wiegen sich unter Umständen in trügerischer Sicherheit, dass alte Nachrichten in ihrem Posteingang sicher sind – ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden jedoch auch diese gelöscht. Die daraus resultierende Irritation ist durchaus verständlich. Auch ein Abruf von Mitteilungen aus Backup-Dateien ist zwar möglich, aber mit hohem Zeitaufwand verbunden. Außerdem muss genau bekannt sein, wo nach einer bestimmten E-Mail-Konversation zu suchen ist. Mit Hilfe der E-Mail-Archivierung werden schlankere Prozesse eingeführt, dank derer sich ältere E-Mails weitaus effizienter abrufen lassen. Mitarbeiter können ohne Unterstützung durch Administratoren direkt über ihren Desktop oder über eine Web-Oberfläche Nachrichten suchen.

Aufreibende Verwaltung von PST-Dateien

Viele Anwender versuchen, das für sie problematische, vorgegebene Löschen von E-Mails zu umgehen: E-Mails werden einfach in PST-Dateien gespeichert, ob auf dem eigenen PC oder auf einer Netzwerkfreigabe Bei der lokalen Speicherung von PSTs besteht jedoch die Gefahr, dass regelmäßige Backups unterbleiben. Werden die Microsoft-proprietären Dateien beschädigt oder gelöscht, ist sämtliche Kommunikation somit verloren. Oft kommt es auch vor, dass aufgrund schwerwiegender Probleme die Festplatte des Anwenderrechners formatiert werden muss – bei aller Aufregung könnten darauf gespeicherte PST-Dateien einfach vergessen und somit versehentlich gelöscht werden. Auch das Sichern per Netzwerkfreigabe stellt Administratoren erneut vor das Problem stetig wachsender Speicheranforderungen. Darüber hinaus müssen die verschiedenen PST-Dateien aufwendig verwaltet und zusätzliche Backups durchgeführt werden.

Eine Archivierungslösung sorgt dafür, dass sich auch diese Schwierigkeiten vermeiden lassen.

Die Lösung

Ob zum Vorteil von Management oder Mitarbeitern oder zur Entlastung von Administratoren: GFI MailArchiver™ macht die Verwaltung und Archivierung von E-Mails einfach, sicher und effizient. Die leistungsfähige und leicht konfigurierbare Messaging-Lösung überzeugt mit einem Preis, dem sich selbst kostenbewusste Entscheider nur schwer entziehen können.

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