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Professionelle Archivierung für Unternehmen

Unternehmen in der ganzen Welt kommunizieren intern und extern inzwischen vorrangig per E-Mail – schnell und einfach. Viele Ihrer Kunden verhandeln mithilfe von digitaler Post auch über Vereinbarungen oder Verträge. Auf gleichem Weg erfolgt die Übermittlung von Rechnungen und ähnlichen Zahlungsdaten. In vielen Fällen steht z. B. ein Nachweis über wichtige Transaktionen nur in Form einer E-Mail zur Verfügung.

Allerdings unterschätzen immer noch zahlreiche Organisationen, welchen großen Wert das in Form von Firmen-Mails vorliegende Wissen besitzt. Laut Osterman Research enthält digitale Post nahezu 75 Prozent der täglich genutzten Informationen.

Ein mehr als hinreichender Grund also, das in elektronischen Mitteilungen gespeicherte, umfangreiche Unternehmenswissen über einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren. Viele Unternehmen können sich gleichwohl noch nicht mit dem Gedanken anfreunden, eine professionelle Lösung zur Archivierung ihrer digitalen Post einzusetzen. Ihrer Meinung nach reichen herkömmliche Backups weiterhin voll und ganz aus.

Dies ist leider zu kurz gedacht.

Warum sollten Unternehmen E-Mails archivieren?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Verwaltung und Archivierung von E-Mails für Unternehmen von Bedeutung sind. Fest steht, dass niemand sagen kann, ob und wann der Abruf von älterer Korrespondenz zu einem bestimmten Thema einmal erforderlich sein wird. Denkbar ist, dass lediglich eine erfolgreiche Präsentation oder eine Übersicht zu Kundenkontakten noch einmal benötigt wird. Ebenso kann es sich um eine ganz bestimmte E-Mail handeln, mit der sich kostenintensive Auseinandersetzungen vor Gericht verhindern lassen.

Zugriff auf alte und gelöschte E-Mails

Herkömmliche Backup-Lösungen, die nach Systemproblemen wie einem Festplatten-Crash eine Wiederherstellung der Daten durchführen, sind zur Suche nach älteren E-Mails eher ungeeignet. Zum einen sind sie schwer zugänglich und zu durchsuchen. Zum anderen bieten sie häufig auch keinen ausreichenden Schutz vor Manipulationen. Nur mit einer professionellen Lösung zur E-Mail-Archivierung können Entscheidungsträger und Mitarbeiter alte oder sogar gelöschte E-Mails effizient suchen und binnen Minuten gezielt abrufen – ohne Hilfe durch Helpdesks oder Gefahren für Backups.

Speicherprobleme

Das Tag für Tag hohe E-Mail-Aufkommen wird für IT-Administratoren zunehmend zum Problem. Mitarbeiter verschicken und empfangen immer mehr E-Mails mit großen Anlagen. Die Konsequenz: Der Speicherplatz auf den Mailservern wird immer knapper. Lassen sich Speicherlimits nicht erhöhen, müssen E-Mails in PST-Dateien auf dem Mitarbeiter-PC oder in Netzwerkfreigaben gesichert werden – weitere Schwierigkeiten sind vorprogrammiert. Kommt eine E-Mail-Archivierungslösung zum Einsatz, wird der Mailserver entlastet, da die Speicherung sämtlicher Mitteilungen nicht länger auf dem Server erfolgt. Dennoch ist ein Zugriff weiterhin leicht möglich. Darüber hinaus lassen sich übliche PST-Probleme ebenfalls beheben.

Einhaltung rechtlicher Vorgaben zur E-Mail-Archivierung

In zahlreichen Ländern hat der Gesetzgeber bestehende Archivierungsvorgaben an aktuelle Entwicklungen angepasst: Nun gelten neben gedruckten und handschriftlichen Unterlagen auch E-Mails als Dokumente – mit entsprechender Aufbewahrungspflicht. Im Rechts- und Finanzsektor sind Unternehmen an branchenspezifische Vorgaben zur E-Mail-Archivierung gebunden. Doch auch in allen anderen Bereichen ist eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie erforderlich. Sie sorgt dafür, dass ältere, unter Umständen rechtlich relevante Korrespondenz nicht verloren geht. Denn können E-Mail-Konversationen z. B. in Rechtsverfahren nicht vorgelegt werden, drohen Geldstrafen, eine Sanktionierung der unternehmerischen Tätigkeit und Ansehensverlust. Mit einer Archivierungslösung lassen sich sämtliche geschäftlichen E-Mails sicher aufbewahren und vor Manipulationen schützen. Mitteilungen sind binnen Minuten zur Hand, auch als Nachweis über die Einhaltung offizieller Compliance-Vorgaben.

Verwaltung und Überwachung von Mitarbeiterkorrespondenz

In den meisten Unternehmen wird die E-Mail-Kommunikation von Mitarbeitern nicht überwacht. Beispielsweise bei Verstößen gegen Nutzungsvorgaben kann eine Kontrolle der Korrespondenz jedoch erforderlich sein. Zugriffsrichtlinien von E-Mail-Archivierungslösungen ermöglichen es, Abteilungsleitern gezielt Einsicht in den E-Mail-Verkehr einzelner Mitarbeiter zu gewähren. Interne Überprüfungen können somit schnell und einfach erfolgen.

E-Mail-Archivierung: Kein besonderes Extra, sondern Notwendigkeit

E-Mails langfristig zu sichern, ist längst nicht mehr ein "Nice-to-have". Sie ist eine gerechtfertigte Investition in die unternehmerische Tätigkeit sowie eine rechtliche, für E-Mail-Compliance erforderliche Absicherung. Viele Organisationen, die bereits mit einer Archivierungslösung arbeiten, sind begeistert von den Vorteilen, die oft weitaus umfangreicher sind als zunächst erwartet.

Unternehmen aus allen Bereichen müssen sich an eine bereits beträchtliche und zudem wachsende Anzahl von Compliance-Anforderungen und offiziellen Archivierungsvorgaben halten. Unter den folgenden Links ist eine Übersicht zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben in unterschiedlichen Ländern zu finden. Sie legen direkt oder indirekt fest,

  • dass eine langfristige Aufbewahrung von E-Mails erforderlich ist,
  • für wen die Archivierung gilt (und in welcher Form) sowie
  • welche Konsequenzen Verstöße nach sich ziehen.
Österreich Niederlande
Belgien Polen
Tschechien Spanien
Dänemark Schweden
Frankreich Schweiz
Deutschland Großbritannien
Italien USA