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E-Mail-Archivierung für Netzwerkadministratoren

E-Mails sind inzwischen ein elementarer Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. Ihre Bedeutung, ebenso wie ihr Aufkommen, wächst beständig. Während die Einhaltung von Vorgaben zur E-Mail-Compliance in der Verantwortung von Führungskräften und der Rechtsabteilung liegt, müssten IT-Mitarbeiter und Administratoren hingegen die Verwaltung und Speicherung des rasant ansteigenden Datenvolumens in den Griff bekommen.

Laut Osterman Research sehen 60 Prozent der Unternehmen das Wachstum von Nachrichtenspeichern mit großer Sorge. Reicht heute noch ein Terabyte aus, so werden in gerade einmal drei Jahren ganze 2,5 Terabyte erforderlich sein. Diese Daten sind unter Kontrolle zu halten. Denn Systemadministratoren wissen, dass ohne eine professionelle Lösung zur Archivierung und Verwaltung von E-Mails folgende Probleme drohen:

  • Kapazitätsengpässe auf Exchange-Servern
  • Aufwendiger Abruf von E-Mails aus Sicherungsdateien
  • Wachsende Beschwerden aufgrund von nicht auffindbaren oder nicht länger verfügbaren E-Mails in PST-Dateien

Die Lösung lautet: umfassende E-Mail-Archivierung.

Keine Probleme mehr mit Speicherlimits für Benutzerpostfächer

Administratoren haben tagtäglich mit übervollen Benutzerpostfächern zu kämpfen. Oft müssen sie mit Hilfe von Speicherlimits Kapazitätsengpässe auf dem Mailserver verhindern.

Mitarbeiter sind somit dazu gezwungen, E-Mails zu löschen. Anwender sträuben sich jedoch, für sie noch wichtige Nachrichten zu entfernen, und fordern stattdessen immer mehr Speicherplatz für ihr Postfach. Konflikte sind geradezu vorprogrammiert.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung hingegen, die jede geschäftliche Mitteilung auf einem eigenen Server speichert, spart Ihr Unternehmen wertvollen Speicherplatz auf dem Mailserver. Zudem kann Mitarbeitern mit nur wenigen Mausklicks Zugriff auf sämtliche ältere Korrespondenz gewährt werden. Warnungen zu vollen Postfächern und das ständige Ringen um mehr Speicherplatz gehören endlich der Vergangenheit an.

Abruf alter und gelöschter E-Mails

Ohne Archivierungslösung gerät das Suchen alter und gelöschter E-Mails in Backup-Dateien zu einem Alptraum. Liefern Anwender Administratoren keine genauen Angaben zu Versand oder Empfang einer gesuchten E-Mail, ist die Nachricht nur sehr schwer wiederzufinden. Für aufwendiges Nachforschen steht Administratoren jedoch keine Zeit zur Verfügung.

Eine E-Mail-Archivierungslösung hingegen erlaubt es Systemverantwortlichen, Anwendern entweder per Webbrowser, Microsoft Outlook oder IMAP-fähige Geräte Zugriff auf alte oder gelöschte Mitteilungen zu erteilen. Mitarbeiter können sogar gezielt nach Diskussionen und Anlagen suchen und Nachrichten mit wenigen Mausklicks eigenständig wiederherstellen.

Kein Verlust von E-Mails bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Üblich ist, dass Administratoren zur effizienten Nutzung des vorhandenen Mailserver-Speicherplatzes Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, die E-Mails nach Ablauf eines festgelegten Zeitraums löschen. Ohne vorherige Archivierung gehen somit möglicherweise wichtige E-Mails verloren. Anwender wiegen sich unter Umständen in trügerischer Sicherheit, dass alte Nachrichten in ihrem Posteingang sicher sind – ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden jedoch auch diese gelöscht. Daraus resultierende negative Reaktionen sind durchaus verständlich. Auch ein Abruf von Mitteilungen aus Backup-Dateien ist zwar möglich, aber mit hohem Zeitaufwand verbunden. Außerdem muss genau bekannt sein, wo nach einer bestimmten E-Mail-Konversation zu suchen ist. Mit Hilfe der E-Mail-Archivierung lassen sich ältere E-Mails weitaus effizienter und intuitiver abrufen. Mitarbeiter erhalten direkten Zugang zu älteren Nachrichten, ob am Arbeitsplatz oder unterwegs.

Schwierigkeiten des PST-Managements

Viele Anwender versuchen, das für sie problematische, vorgegebene Löschen von E-Mails zu umgehen: Nachrichten werden einfach in PST-Dateien gespeichert, ob auf dem eigenen PC oder auf einer Netzwerkfreigabe. Bei der lokalen Speicherung von PSTs besteht jedoch die Gefahr, dass regelmäßige Backups unterbleiben. Werden die Dateien zudem beschädigt oder gelöscht, ist sämtliche Kommunikation verloren. Oft kommt es auch vor, dass aufgrund schwerwiegender Probleme die Festplatte des Anwenderrechners formatiert werden muss – bei aller Aufregung könnten darauf gespeicherte PSTs einfach vergessen und somit versehentlich gelöscht werden. Das Sichern per Netzwerkfreigabe stellt Administratoren erneut vor das Problem stetig wachsender Speicheranforderungen. Darüber hinaus müssen die verschiedenen PST-Dateien aufwendig verwaltet und mehr Backups durchgeführt werden.
Eine Archivierungslösung sorgt dafür, dass sich auch diese Schwierigkeiten vermeiden lassen.

GFI Archiver als Lösung

Ob zum Vorteil von Management und Mitarbeitern oder zur Entlastung von Administratoren: GFI Archiver® macht die Verwaltung und Archivierung von E-Mails einfach, sicher und effizient. Die leistungsfähige und leicht konfigurierbare Archivierungslösung überzeugt zudem mit einem Preis, dem sich selbst kostenbewusste Entscheider nur schwer entziehen können.

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