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E-Mail-Archivierung für Bildungseinrichtungen am Beispiel der USA

E-Mail-Korrespondenz hat sich zu einer bedeutenden Datenquelle entwickelt. Jeden Tag werden Millionen von elektronischen, oftmals vertraulichen Nachrichten verschickt und empfangen. Sie enthalten Wissen unterschiedlichster Art, das es zu bewahren und zu schützen gilt.

Informationen in digitaler Post besitzen einen so immensen Wert, dass der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten im Jahr 2006 sogar Änderungen an der Verfahrensordnung für zivilrechtliche Prozesse (Federal Rules of Civil Procedure, FRCP) vorgenommen hat, die diese Tatsache berücksichtigen. Die FRCP regeln die Erhebung von Beweisen (Discovery) und anderen für Zivilprozesse relevanten Informationen.

Mit der Änderung sind auch sämtliche elektronisch gespeicherten Daten – E-Mails eingeschlossen – für die Beweiserhebung erheblich.

Bundesbehörden, Gerichte und Rechtsanwälte können digital gesicherte Informationen, die für gerichtliche Verfahren oder forensische Untersuchungen von Bedeutung sind, zur Vorlage anfordern.

Organisationen wie Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen in den USA, die Daten nicht vollständig oder in Teilen beibringen können, drohen unter Umständen Geldstrafen oder Sanktionierungen wie die Kürzung von Fördermitteln.

Angesichts der Änderungen der FRCP müssen sich auch US-Bildungseinrichtungen zunehmend Gedanken darüber machen, in welcher Form und an welchem Ort digitale Informationen zu speichern sind.

Auch im Bildungssektor wächst die Abhängigkeit von modernen Kommunikationstechnologien: Im Alltag wird E-Mail unter anderem für Mitteilungen an Schüler und Studierende, zur Kommunikation zwischen Lehrern und Dozenten oder zur Korrespondenz mit vorgesetzten Behörden genutzt.

Und ebenso wie Unternehmen und Behörden haben Bildungseinrichtungen mit entsprechenden Maßnahmen dafür zu sorgen, offiziell benötigte Informationen binnen kürzester Zeit bereitstellen zu können. Vielfach wird fälschlicherweise angenommen, dass allgemeine Richtlinien zur Datensicherung bereits alle Anforderungen an die E-Mail-Archivierung erfüllen. Backups sind zweifellos sehr wichtig und hilfreich, vor allem, wenn ein Server neu aufgesetzt werden muss. Doch für den gezielten Abruf älterer E-Mails eignen sie sich bedauerlicherweise nicht.

So lassen sich relevante Informationen aus einer mehrere Monate oder gar Jahre zurückliegenden E-Mail-Konversation nur sehr aufwendig wiederfinden.

Mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung hingegen lässt sich sämtliche Korrespondenz zielgerichtet durchsuchen, um ganze E-Mail-Threads mit nur wenigen Mausklicks automatisiert abzurufen.

Vorteile des Einsatzes einer E-Mail-Archivierungslösung in Bildungseinrichtungen

1. Schutz vor Rechtsstreitigkeiten

Beschwerden von Studierenden oder Schülern, die sich beispielsweise ungerecht behandelt fühlen, kommen immer wieder vor. Zur Lösung des Problems kann es bereits ausreichen, E-Mails vorzuweisen, die zur Entlastung des Lehrkörpers oder der Bildungseinrichtung beitragen.

Mit einer professionellen Lösung zur E-Mail-Archivierung haben Betroffene selbst die Möglichkeit, per Webbrowser oder direkt aus Microsoft Outlook® heraus nach alten oder gelöschten Nachrichten zu suchen.

2. Hilfe bei der Einhaltung gesetzlicher Archivierungs- und Abfragevorgaben (E-Mail-Compliance und eDiscovery)

Dank der vollständigen, geschützten und zentralen Sicherung sämtlicher E-Mail-Kommunikation sind auf Anfrage alle Nachrichten schnell und einfach abrufbar. Aufbewahrungsregeln sorgen dafür, dass E-Mails nicht gelöscht werden und erlauben eine umgehende Suche und Offenlegung von Korrespondenz als Vorgabe der eDiscovery. Audit-Trails zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen verhindern zusätzlich, dass E-Mails manipuliert werden.

3. Einsparung von Speicherkosten

Auch für Bildungseinrichtungen ist es besonders wichtig, angesichts knapper Budgets sparsam zu haushalten.

Jedoch werden immer mehr E-Mails mit großen Anlagen verschickt und empfangen. Die Konsequenz: Teurer Speicherplatz auf dem Mailserver muss wiederholt aufgestockt werden.

Eine E-Mail-Archivierungslösung bietet Abhilfe und spart Speicherplatz ein. Denn von Nachrichten, die an mehrere Empfänger gerichtet sind und Anlagen enthalten, wird übergreifend nur eine Kopie in einem von Mailserver getrennten Archiv gesichert.

4. Schutz von Mitarbeitern und Schülern/Studierenden vor beleidigenden Nachrichten

Bei einem begründeten Verdacht kann es erforderlich sein, die Korrespondenz des Lehrkörpers sowie von Studierenden und Verwaltungsmitarbeitern zu überwachen. E-Mail-Archivierungslösungen erlauben es, die bisherige Kommunikation in einem festgelegten Rahmen auf unangebrachte und beleidigende Inhalte hin zu überprüfen. So können z. B. Mobbing-Angriffe oder ein Missbrauch von E-Mail-Konten aufgedeckt werden.

Eine von eSchool News in den USA durchgeführte inoffizielle Umfrage hat ergeben: 80 Prozent der Schulleitungen sind nicht ausreichend über für ihren Bezirk geltende Archivierungsvorgaben zu digitalen Daten, darunter auch E-Mails, informiert. Viele wussten über die neuen FRCP-Anforderungen Bescheid, doch gaben 90 Prozent an, noch keine weiteren Schritte zu deren Umsetzung unternommen zu haben.

Der Einsatz einer leistungsfähigen Lösung zur Archivierung von E-Mails hilft, aktuelle Archivierungsanforderungen einzuhalten, ob in den USA oder in anderen Teilen der Welt. Laden Sie GFI Archiver® jetzt herunter – überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen für Ihre Institution.

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