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Wertvolle, geschäftskritische Erkenntnisse aus archivierten E-Mails gewinnen

MailInsights ist das Reporting-Tool für E-Mail-Archive, das Sie schon immer gesucht haben. Es ist fester Bestandteil von GFI Archiver®, der mehrfach ausgezeichneten Lösung zur professionellen E-Mail-Verwaltung in Unternehmen. MailInsights überprüft Ihr E-Mail-Archiv auf wichtige Informationen. So können Sie potenzielle Sicherheitsverletzungen, drohende rechtliche Gefahren und Produktivitätsprobleme einfacher erkennen. Ergebnisse werden in leicht verständlichen Berichten ausgegeben, entweder nach Bedarf oder zeitgesteuert samt Zustellung per E-Mail.


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Vertrauliche Daten sollten vertraulich bleiben.

Reduzieren Sie rechtliche Risiken.

Haben Sie Bedenken, dass Mitarbeiter sensible Unternehmensdaten oder private Informationen per Firmen-E-Mail versenden? Der Bericht zur Datenleckerkennung von MailInsights lässt Sie Nachrichten mit nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen aufspüren. Ob nun geheime Projektdaten und Kreditkartennummern oder ähnliche Angaben, die Ihr Unternehmen in rechtliche oder finanzielle Schwierigkeiten bringen könnten.

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Kommunikationsmuster:

Schnell identifiziert dank MailInsights.

Befürchten Sie, dass Mitarbeiter Kontakt zur Konkurrenz aufnehmen könnten? Der Bericht zum Kommunikationsfluss bietet eine Übersicht über Kontakte, mit denen einzelne Mitarbeiter oder Gruppen regelmäßig korrespondieren. Vorgesetzte können besonders aktive Anwender ermitteln und wie sie innerhalb des Unternehmens per E-Mail vernetzt sind. Neue Mitarbeiter lassen sich mit Hilfe des Berichts umgehend und übersichtlich informieren, welche Kontakte für ihre Position relevant sind.

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Geschwindigkeit beeindruckt.

Erfahren Sie genau, auf wen Sie zählen können.

Engagierte Mitarbeiter wissen, dass eine schnelle Rückmeldung auf Kundenanfragen unerlässlich ist. Verzögerte Antworten können zur Folge haben, dass Ihnen Geschäftschancen entgehen. Oder das mühsam erarbeitete Ansehen Ihres Unternehmens nimmt sogar Schaden. Der Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten informiert Sie, welche Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum am schnellsten bzw. langsamsten auf Nachrichten geantwortet haben. Zusätzlich ist die durchschnittliche Antwortzeit je Mitarbeiter ersichtlich.

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E-Mail ist das Handwerkszeug Ihrer Mitarbeiter.

Achten Sie auf eine produktive Nutzung.

Wie jedes andere Business-Tool sollte auch das berufliche E-Mail-Konto nur geschäftlich genutzt werden. Auch wenn Mitarbeiter mit großem Einsatz ihre Korrespondenz erledigen – handelt es sich dabei tatsächlich nur um unternehmensrelevante E-Mails? Der Bericht zur WebMail-Nutzung gibt Aufschluss darüber, wie viel Prozent der Nachrichten einzelner Mitarbeiter an Empfänger mit E-Mail-Adressen bei kostenlosen und überwiegend privat genutzten Webmail-Anbietern wie Google, Microsoft Hotmail und Yahoo! geschickt werden.

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Senken Sie Speicherkosten.

Nur wichtige Nachrichten zählen.

Speicherplatz wird immer günstiger, doch zugleich wächst die durchschnittliche Größe von E-Mails. GFI Archiver lässt Sie Aufbewahrungsrichtlinien nach Dateityp und -größe festlegen. Verwenden Sie anschließend den Bericht zur Speichernutzung von MailInsights, um genaue Informationen über Art und Umfang von Dateien zu erhalten, die von Mitarbeitern gespeichert werden. Versenden Sie Warnungen bei Richtlinienverstößen, legen Sie anhand der Berichte genaue Archivierungsvorgaben fest – und übernehmen Sie wieder die Kontrolle über Speicherkosten.

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Verhindern Sie Sicherheitsverletzungen:

Spüren Sie ungenutzte E-Mail-Konten auf.

Ihre Unternehmensumgebung wird durch ungenutzte E-Mail-Konten einer unnötigen Gefahr ausgesetzt. Verwaiste Posteingänge belegen zudem nicht unerheblichen Speicherplatz, der aktiven E-Mail-Benutzern zugute kommen kann. Der Bericht zu inaktiven Konten hebt entsprechende Accounts hervor, damit Sie schnell eingreifen können.

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Sprachliche Disziplin zählt.

Achten Sie auf unangemessene Äußerungen.

Nachrichten mit unangebrachtem Inhalt können Ihr Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten bringen. E-Mails, in denen bestimmte unerwünschte Wörter und Begriffe verwendet werden, lassen sich mit dem Bericht zu unangemessenen Wörtern identifizieren. So können Sie sprachliche Entgleisungen schnell erkennen und darauf reagieren.

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Stoppen Sie die firmeninterne E-Mail-Flut.

Unnötige Nachrichten gibt es schon genug.

Einige Mitarbeiter müssen Nachrichten zu Recht regelmäßig über einen großen Verteiler verschicken. Andere hingegen beglücken zahlreiche Kollegen mit E-Mails, die für sie eher bedeutungslos sind. Mitteilungen dieser Art sind wahre Zeit- und Produktivitätsfresser. Der Bericht zu internen Spammern lässt Sie Mitarbeiter aufspüren, die häufig sehr viele Kollegen auf die Empfängerliste setzen. Schreiten Sie bei Bedarf ein, um wertvolle Ressourcen zu schützen.

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Und was geht nach Büroschluss so vor sich?

Behalten Sie rege Feierabend-Korrespondenz im Blick.

Der Bericht zu Aktivitäten außerhalb der Geschäftszeiten lässt Sie überprüfen, welche Mitarbeiter nach Büroschluss noch besonders aktiv E-Mails austauschen. Untersuchen Sie potentiellen Datenabfluss oder Hinweise auf verbotene private Korrespondenz – und greifen Sie rechtzeitig ein.

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Sind Ihre Mitarbeiter zufrieden?

Oder eher in einer Phase der Neuorientierung?

Der Bericht zur Stellensuche zeigt Ihnen, welche Mitarbeiter sich nach anderen beruflichen Herausforderungen umsehen. Wer tauscht E-Mails mit Headhuntern aus und in wessen Postfach gehen Mitteilungen zu neuen Stellenangeboten von Job-Portalen ein? Nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um mit Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, die sich neu orientieren möchten – bevor Sie wertvolle Arbeitskräfte verlieren.

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Wer ist in Ihrem Unternehmen besonders mitteilungsbedürftig?

Steuern Sie die Übertragung von Nachrichten.

Wer verschickt und empfängt die meisten E-Mails im Unternehmen? Und: Aus welchen Quellen stammen die Mitteilungen? Ob interne Spam-Versender oder Korrespondenz von Kunden, der Bericht über den Benutzerdatenverkehr ermöglicht es Ihnen genau festzustellen, wie viele E-Mails mit internen und externen Kontakten ausgetauscht worden sind. Durch bessere Erkenntnisse zum E-Mail-Fluss und zu aktuellen Trends können Sie mögliche Probleme einfacher erkennen und geeignetere Gegenmaßnahmen ergreifen.

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Welches Thema ist in aller Munde?

Die Ausdrucksuche zeigt es Ihnen.

E-Mail-Korrespondenz gibt bedeutenden Aufschluss über die Stimmung in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie Nachrichten auf frei definierbare Wörter oder Begriffe durchsuchen,um mehr über aktuelle Themen oder Projekte und deren Relevanz zu erfahren: mit dem Bericht zur Ausdrucksuche.

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Über welches Top-Thema wird per E-Mail diskutiert?

Wie ist das aktuelle Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen?

Mit dem Bericht zu E-Mail-Themen werden Nachrichten auf häufig verwendete Stichwörter durchsucht, um die Stimmung in Ihrem Unternehmen zu erfassen. Manager erhalten wichtige Einblicke in die E-Mail-Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden.

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Erfassen Sie die Performance Ihrer Mitarbeiter.

Die typische E-Mail-Nutzung gibt genaueren Aufschluss.

Vorgesetzte erhalten mithilfe des Berichts zu E-Mail-Leistungskennzahlen eine bessere Übersicht über den geschäftlichen E-Mail-Verkehr und können daraus die Arbeitsleistung der Mitarbeiter ableiten. Erfahren Sie, welche Mitarbeiter E-Mail am häufigsten nutzen, am schnellsten auf Nachrichten antworten und über die meisten aktiven Kontakte verfügen.

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Große E-Mails immer im Blick.

Bekommen Sie Anlagen in den Griff.

Erfassen Sie E-Mails mit übergroßen Anhängen, um einfacher auf Verstöße gegen Vorgaben reagieren zu können. Benutzer, deren Datenaufkommen Ihre E-Mail-Infrastruktur zu sehr belastet, lassen sich samt näheren Angaben zu ausgetauschten Dateien hervorheben.

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Archivieren Sie E-Mails, Dateien und Termine – für höhere Produktivität, leichteres Informationsmanagement und einfachere Compliance durch Vermeidung rechtlicher Risiken.

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