Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf eDiscovery und E-Mail-Compliance vor

E-Mails sind heute Standard bei der Kommunikation innerhalb der Firma und nach außen mit geschäftlichen Partnern, Zulieferern oder Auftraggebern. Ihre Firmen-E-Mails beinhalten wichtige und manchmal vertrauliche Informationen, die für alle möglichen Eventualitäten Ihres Geschäftslebens archiviert werden müssen.

Es gibt viele gravierende Gründe, um eine E-Mail-Compliance-Richtlinie in Ihrem kleinen oder mittleren Unternehmen einzuführen. E-Mails sind oft die einzige Form von schriftlicher Kommunikation, die zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten, Ihren Partnern und Ihren Auftraggebern - ja, insbesondere Ihren Auftraggebern – besteht. Es gibt viele Gründe, die dafür sprechen, dass eine Kopie dieser Korrespondenz aufbewahrt werden sollte. Unter anderem müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Firma die E-Mail-Compliance-Vorschriften erfüllt und dass Sie in rechtlichen Belangen auf Anfragen gemäß eDiscovery kurzfristig reagieren können. Natürlich sind E-Mails auch das Rückgrat der internen Korrespondenz zwischen den Mitarbeitern und es kann zu einem späteren Zeitpunkt nötig sein, dass diese dann herangezogen werden müssen und eventuell sogar einer regelmäßigen Überwachung erfordern.

Warum benötigt Ihr Unternehmen eine E-Mail-Archivierung?

Bestehende Vorschriften, wie Sarbanes-Oxley, HIPAA und FRCP behandeln E-Mails gleichgestellt wie papierbasierte Dokumente und sind vor einem Gericht zulässig und somit auch rechtskräftig. Solche Dokumentationen können, und dies geschieht des öfteren, von Anwälten oder Gerichten gemäß eDiscovery angefragt werden. eDiscovery beschreibt den Prozess zur Feststellung, Sicherung und Nutzung von Dokumentationen aus einem Firmenarchiv im rechtlichen Rahmen. Es kann also entscheidend sein, eine bestimmte E-Mail einfach und schnell zu finden, und dies mit der Gewissheit, dass an ihr nicht manipuliert wurde. Für Unternehmen ist es nun notwendig in eine einfach zu handhabende E-Mail-Archivierungslösung zu investieren. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Geldstrafen und/oder in einem Rechtsstreit münden.

Ihr Unternehmen muss eine E-Mail-Compliance-Richtlinie mit besonderer Beachtung der E-Mail-Archivierung umsetzen. Glücklicherweise ist dies einfacher, als es sich anhört. Zuerst arbeiten Sie eine angemessene Richtlinie entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens und der geltenden Vorschriften aus. Anschließend erwerben Sie ein Produkt, das Ihre Richtlinien automatisch unterstützt.

Der beste Weg eine E-Mail-Archivierung zu implementieren

Ein E-Mail-Archiv sollte auf einem eigenen, für diese Aufgabe geeigneten Server aufgesetzt sein.

Archivieren Sie die E-Mails auf einer separaten Datenbank, und nicht auf einer lokalen Festplatte oder in einem Bereich des E-Mail-Servers. Stellen Sie sicher, dass die Daten sicher sind und nicht manipuliert werden können. Einfachere Wartung, mehr Schutz im Fall eines Server-Ausfalls und eine geringere Auslastung des E-Mail-Servers ergeben einen schnelleren Mail Service. Nutzen Sie Ihren Mail-Server, um die E-Mails zu filtern. Belasten Sie den Mail-Server nicht mit Archivierung. Damit riskieren Sie eine Überlastung und dies kann zu Verzögerungen und sogar Abstürzen führen.

Darüber hinaus gewährleisten gesonderte Backups für beide Server eine sicherere Umgebung und minimieren das Risiko, dass alle Daten verloren gehen, falls ein Backup ausfällt. Wenn die E-Mails auf einem separaten Server archiviert werden, und dann der primäre E-Mail-Server abstürzt, haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails an einem bestimmten Punkt schnell wiederherzustellen und von dort weiterzuarbeiten. Die Wiederherstellung der E-Mails an diesem Punkt ist so für Administratoren problemlos, und somit sehr viel einfacher und schneller zu bewerkstelligen.

Ein geeigneter E-Mail-Server sowie ein separater und geeigneter Archivierungs-Server vereinfachen die Wartung und erhöhen die Sicherheit der beiden Rechner. Auf lange Sicht wird sich zeigen, dass es sich dabei um eine bessere Ressourcenverteilung handelt.

E-Mail-Archivierung gemäß Compliance-Vorgaben

Bei Systemen mit eingebauter Auditing-Funktionalität (z. B. Aufnahme, Protokollierung sowie Speicherung von Datenbank- und Benutzeraktivitäten) oder anderen eingebauten Sicherheitsverfahren (z. B. Verschlüsselung) ist es sehr aufwendig sicherzustellen, dass die E-Mails nicht manipuliert werden. Dies ist insbesondere wichtig in Industriebereichen und in Ländern, wo die Vorschriften fordern, das Benutzeraktivitäten überwacht und Vorgänge nachvollziehbar protokolliert werden. In jeder Umgebung ist es allerdings wichtig, ein E-Mail-Compliance-Archiv zu haben, das leicht durchsucht werden kann, sodass E-Mails nach Bedarf schnell gefunden werden können.

Ein schwerfälliges E-Mail-Archiv wird für den Administrator schnell mehr zu einem Problem als zu einer Lösung. Ein E-Mail-Archivierungssystem muss zu Compliance-Zwecken einfach zu prüfen sein. Log-Dateien und Zählerstände müssen gewartet werden, um einen Nachweis über alle Aktionen betreffend des Compliance-Archivs zu erhalten. Protokolle müssen nachweisen, dass alle E-Mails erfasst wurden und dass alle E-Mails (einschließlich der Anhänge) durchsucht, gefunden und in ihrem Originalformat angeschaut werden können.

*Es ist wichtig, die Benutzer darüber zu informieren, dass ihre E-Mails gespeichert und archiviert werden.

Die E-Mail-Archivierung wird zur ständigen Praxis im heutigen Geschäftsleben. Die erfolgreiche Implementierung einer E-Mail-Compliance-Richtlinie kann Ihrem Unternehmen unter dem Druck von eDiscovery-Anfragen viel Zeit, Kosten und Ressourcen ersparen. Das richtige System wird garantieren, dass Sie in der Lage sind zu reagieren und dass Ihr Unternehmen alle E-Mail-Vorschriften erfüllt.

Eine E-Mail-Archivierungs-Software wie GFI MailArchiver für Exchange™ wird Sie dabei unterstützen, zu gegebener Zeit vorbereitet zu sein.